Med over tusind kontrakter i ti lande er kontraktstyring strategisk vigtig for medicinalvirksomheden, Abacus Medicine. Lær mere om, hvordan Abacus Medicine håndterer deres IFRS 16-leasingkontrakter og andre kontrakter i en virksomhed med mere end €1,2 milliarder i omsætning.
Louise Saugmann Neiiendam, Legal Operations Coordinator hos Abacus, er ansvarlig for at administrere virksomhedens omfattende portefølje af kontrakter på tværs af flere lande. Her fortæller hun, hvordan Complete Controls effektive kontrakthåndteringssoftware understøtter den daglige ledelses og skaber en “sandhed” for virksomhedens kontrakter.
Abacus Medicine er en dansk virksomhed, der blev grundlagt i 2004 af Flemming Wagner og hans far, John Wagner. Virksomheden har specialiseret sig i parallelimport af receptpligtig medicin i Europa.
Efter at have implementeret Complete Control til at håndtere virksomhedens kontrakter, har Abacus fået bedre overblik, større kontrol og mere effektive processer, når det kommer til deres kontrakter og andre arbejdsgange. Complete Controls løsning muliggør proaktivt arbejde, mindsker risikoen for uønskede fornyelser af kontrakter og frigør tid til andre opgaver.
“En kontrakt skal være tilgængelig, når du har brug for den. Med Complete Control ved vi, hvor vi skal lede efter kontrakter på tværs af koncernen. Det giver større tillid og kontrol i vores kontraktarbejde, hvilket gør os i stand til at være mere proaktive i vores daglige drift,” siger Louise.
Abacus er en international virksomhed med danske rødder, der for nylig kunne fejre to årtiers historie. Det opererer i mere end 10 lande og håndterer kontrakter på flere sprog og under forskellige jurisdiktioner. Louise Saugmann Neiiendam er ansvarlig for kontraktstyring, en rolle, der kræver struktur, systemer og godt overblik:
”Vi administrerer alt fra leasingaftaler og distributionskontrakter til partnerskabsaftaler med leverandører og forhandlere. Kontrakterne dækker alle aspekter af at holde virksomheden kørende,” forklarer Louise.
Før Abacus begyndte at bruge Complete Control, blev deres kontrakter gemt i spredte filer og lokale eller papirbaserede mapper hos forskellige medarbejdere. Manglen på et centraliseret overblik skabte kompleksitet og usikkerhed: Hvem havde ansvaret for hvad? Hvornår skal kontrakter genforhandles? Hvor var den seneste version af en aftale?
“Vi brugte enormt meget tid på kontrakthåndering og på at finde kontrakterne, og der var stor risiko for at misse fornyelser og andre nøgledetaljer. Nu har vi en gennemgående “contract truth”. Vi ved, hvor alle vores kontrakter er gemt, og vi ved, at systemet er nøjagtigt. Det lyder simpelt, men det er en kæmpe forbedring i vores kontraktarbejde,” siger Louise.
For Abacus har rejsen til bedre kontraktstyring handlet om mere end blot at implementere en ny software. Det har også handlet om at ændre den måde, de arbejder på. Louise beskriver, hvordan Complete Control har bidraget til en mere proaktiv tilgang:
”Tidligere var vi ofte reaktive. Når en kontrakt var ved at udløbe, måtte vi knokle for at finde den. Nu giver softwaren os besked i god tid før fornyelsesdatoer, hvilket giver os mulighed for at planlægge meget bedre. Det giver os kontrol, da vi aldrig er usikre på, hvornår vi skal følge op på en kontrakt. Det giver os større selvtillid og tryghed.”
Softwaren har også gjort samarbejde på tværs af afdelinger nemmere. Louise fremhæver, hvordan rolletildelinger er blevet tydeligere:
“Når nogen forlader eller skifter stillinger, er det nemt at opdatere ansvarsområder i systemet. Jeg kan hurtigt se, hvem der har ansvaret for hvilke kontrakter, hvilket skaber tryghed for både os og resten af organisationen.”
Som systemadministrator hos Abacus arbejder Louise tæt sammen med både brugere og supportteamet hos House of Control. Hun beskriver, hvordan Complete Control er blevet et vigtigt værktøj i hendes daglige arbejde:
“Softwaren er brugervenlig og giver den funktionalitet, vi har brug for. Jeg bruger rapporteringsfunktionerne til nemt at få overblik og identificere kontrakter, der skal følges op på. Derudover advarer softwaren os automatisk om udløb og fornyelser, hvilket er afgørende for at undgå dyre forglemmelser, hvis en kontrakt automatisk bliver fornyet."
Louise tilføjer, at selvom brugerfladen er klassisk, føles den intuitiv:
"Softwaren bliver ved med at blive bedre. Jeg kan se, at House of Control laver løbende opdateringer, der forbedrer løsningens anvendelighed. Dette er vigtigt, især for brugere, der ikke arbejder med softwaren dagligt. Ikke alle brugere kender alle funktionerne, men med lidt hjælp, som et hurtigt skærmbillede eller en kort forklaring, bliver de hurtigt hjemmevante i softwaren.”
Abacus har et tæt samarbejde med House of Control tæt. Louise fremhæver Simon, House of Controls customer success manager, som en vigtig rolle i processen:
“Simon har støttet mig, siden jeg startede hos Abacus. Han hjalp med at rydde op i vores database og forstå, hvordan Complete Control softwaren fungerer sammen med vores andre systemer. Han er altid tilgængelig, tager feedback seriøst og hjælper os med at optimere måden, vi bruger Complete Control på."
Hun roser også supportteamet hos House of Control:
“Suporten er hurtig og kompetent. Jeg er ofte i kontakt med Maren og Sølvi Anita, og de giver altid hurtige og hjælpsomme svar. Det er betryggende at vide, at der er hjælp tilgængelig, når vi har brug for det."
Samme høje serviceniveau oplever hun, når økonomiafdelingen har brug for assistance med og svar på IFRS 16-relaterede spørgsmål:
”Karl Oscar er både økonomisk og teknisk dygtig. Han løser altid vores økonomiafdelings udfordringer med en særlig evne til at løse problemet, når det er nødvendigt,” siger Louise.
Hvad betyder succes for Abacus i forhold til kontraktstyring? For Louise handler det om én ting: kontrol.
”Succes er, når nogen beder om en kontrakt, og vi kan finde den med det samme. Når softwaren giver os et overblik over, hvad der skal følges op, kan vi arbejde proaktivt i stedet for at slukke brande. Succes er, når kontraktstyringen fungerer, som den skal,” siger hun.
Hun tilføjer, at Complete Control også har bidraget til en mere strategisk tilgang i virksomheden:
”Med bedre kontrol over vores kontrakter kan vi planlægge genforhandlinger i god tid, sikre, at vi har de bedste aftaler og undgå unødvendige omkostninger. Dette tilfører værdi både for os, der arbejder med kontrakter, og for virksomheden som helhed.”
I dag er Abacus en international organisation med cirka 1.500 ansatte, der opererer i over 10 lande. Louise beskriver virksomheden som en, der oplever hastig vækst, derigennem stigende kompleksitet og stadigt større krav til systemer og struktur:
”Vi er ikke længere kun en startup. Vi er vokset, og med det kommer et øget behov for mere struktur og overblik. Complete Control hjælper os med at styre denne kompleksitet, både på tværs af lande og afdelinger."
Hun forklarer, at Abacus' kontrakter ofte er omfattende og varierede:
”Vi har kontrakter på flere sprog – dansk, engelsk, hollandsk, spansk, ungarsk og så videre. Det kræver et system, der gør det nemt at opbevare, lokalisere og følge op på aftaler, uanset hvor de hører hjemme.”
Hun understreger, at samarbejdet med House of Control giver mulighed for diskussioner om ønsker og forbedringer:
"Vi har ryddet op i systemet og fået en forståelse af, hvordan det integreres med vores andre systemer internt. Simon tager altid feedback videre til sit team og hjælper os med at optimere brugen af systemet. Jeg føler mig hørt, hjælpen er aldrig langt væk, og jeg fornemmer, at House of Controls mål er at udvikle softwaren yderligere, så den altid er opdateret til deres kunders behov."
Er du klar til at få fuldt overblik og kontrol over dine kontrakter? Vi er her for at hjælpe. Kontakt os for en snak eller en produktdemo!