Virksomheder, der ikke sørger for effektiv håndtering af deres kontrakter, risikerer at lide store direkte omkomstningstab, men de indirekte omkostninger er ofte endnu højere og følger med flere konsekvenser.
Dårlig kontraktstyring kan være et dyrt problem for virksomheder. Manglende tilsyn med kontraktbetingelser fører til økonomiske tab og juridiske komplikationer.
Mangelfuld kontraktstyring kan koste virksomheder op til 9 procent af deres årlige omsætning. Derudover risikerer virksomheder tab af indkomst, overtrædelser af overholdelse og dårligt omdømme. Disse er blandt konklusionerne i en rapport fra International Association for Contract & Commercial Management (IACCM).
Vi mener, at en af hovedårsagerne er en mangel på en struktureret tilgang til styring af kontrakter - herunder at have en klar forståelse af, hvem der er ansvarlig for hver kontrakt internt. Dette kan resultere i betydelige omkostninger, både direkte og indirekte. Nedenfor er en oversigt over disse omkostninger, efterfulgt af en foreslået løsning.
Direkte omkostninger
Overbestilling af tjenester eller produkter er en af de mest umiddelbare konsekvenser af dårlig kontrakttilsyn. Uden et centralt system til at spore aftaler risikerer virksomheder, at de duplikerer deres ordrer, hvilket fører til overskydende lagerbeholdning og spildte ressourcer.
Et andet hyppigt problem er den automatiske fornyelse af kontrakter uden korrekt gennemgang af kontraktens indhold. Hvis virksomhederne ikke bliver mindet om udløbs- eller fornyelsesdatoer, fordi kontrakterne ikke bliver administreret centralt, kan virksomhederne blive låst ufrivilligt fast i dyre kontrakter med ydelser, de ikke har brug for.
Til dårlig kontrakthåndtering hører også, at virksomheder misser muligheden for at genforhandle deres kontrakter, inden de bliver fornyet. Fordi de ikke er opmærksomme på datoen og kontraktens indhold, misser de chancen for genforhandling. Kontrakter har normalt klausuler for genforhandling inden fornyelse. Men hvis virksomheden ikke er opmærksom på den kritiske tidslinje, går de glip af potentielle besparelser eller forbedrede vilkår.
De ovennævnte direkte omkostninger vil have effekter på virksomhedens overskud og tabsopgørelse. Uudnyttede rabatter har også negative økonomiske påvirkninger. Hvis medarbejdere ikke er opmærksomme på eksisterende rammeaftaler, ender de ofte med at købe fra alternative leverandører med mindre gunstige vilkår, hvilket øger omkostningerne unødigt. Registrering af nye leverandører og behandling af deres fakturaer tilføjer også yderligere administrative udgifter.
Virksomheder, der ikke overvåger deres kontrakters betingelser, risikerer, at de ikke opdager prisstigninger fra deres leverandører, hvilket fører til højere fremtidige omkostninger, uden de er bevidste om det.
Håndtering af kontraktstvister er et andet område, hvor omkostningerne kan løbe løbsk. Løsning af kontrakttvister tager tid og økonomiske ressourcer, mens de kan skabe mistillid fra forretningspartnere.
Indirekte omkostninger
Indirekte omkostninger er lige så skadelige som de direkte, men de er ofte mere skjulte. For eksempel kan mangel på effektiv kontraktstyring reducere skalerbarhed - dine omkostninger stiger mere, end de egentlig behøver, som din virksomhed vokser. Operationelle ineffektiviteter, såsom ubesvarede frister og unødvendige udgifter kan også skade din virksomheds professionelle omdømme.
Utilstrækkelig kontraktstyring går ofte hånd i hånd med lige så utilstrækkelig leverandørstyring. Begge gør det udfordrende at overholde kravene til gennemsigtighed og krav til socialt ansvar. De indirekte omkostninger kan være både økonomiske og have konsekvenser for virksomhedens omdømme.
Tid, der bruges på at søge efter og forstå kontrakter, tager fokus væk fra strategiske prioriteter og langsigtede mål. Derudover komplicerer dårlig kontraktstyring det interne samarbejde. De skjulte omkostninger ved begge kan være meget høje, især i en tid med et udfordrende forretningsmiljø.
Der er også skjulte omkostninger på den indkomstindtjenende side af din virksomhed. Inkonsekvent håndtering af kundeaftaler fører til indkomsttab. Forventninger der ikke bliver indfriet og dårlige relationer forårsager kan også føre til utilfredshed hos kunden.
Dernæst kommer alarmsignalerne for potentielle investorer. Manglende klarhed omkring kontraktlige forpligtelser gør virksomheden mindre attraktiv for investorerer. Endelig kan dårlig kontraktsynlighed føre til unøjagtig bogføring, der undergraver integriteten af den økonomiske rapportering samt beslutningsprocesser.
Sådan kommer du i gang med effektiv kontraktstyring
På trods af disse direkte og indirekte omkostninger behøver det ikke at være kompliceret at komme i gang med effektiv kontraktstyring. Ved at følge et par enkle trin kan virksomheder strømline deres processer, der relaterer sig til kontrakthåndteirng:
- Start med at centralisere alle kontrakter og gem dem et samlet sted. Gennemgå dem for at sikre, at de er gyldige og ajourførte og tildel en nøgleperson til opfølgning af hver kontrakt, så rolle- og arbejdsfordelingen er tydelig.
- Opret rutiner til sporing af vigtige datoer, såsom fornyelser eller opsigelser og skab et system, der sender notifikationer, så I husker at følge op på vigtige aspekter..
Teknologi, især inden for kontraktstyringssoftware, kan være en gave for virksomheder, der ønsker at genvinde kontrol over deres aftaler og forpligtelser.
Disse værktøjer tilbyder funktioner som automatiserede notifikationer, der minder dig om vigtige datoer, tilbyder søgbare arkiver for hurtig adgang til information samt intuitive dashboards, der giver realtidsoversigt over alle kontrakter.
Derudover reducerer kontraktadministrationssoftware risikoen og faldgruberne nævnt ovenfor ved at sikre, at kontrakter opfylder både juridiske krav og interne standarder. Ved at digitalisere kontraktprocesser kan virksomheder spare tid, minimere risici og forbedre deres rentabilitet, mens man samtidig opbygger en mere effektiv og fremtidssikret virksomhed.
