Guide: Hvad er vendor management, og hvorfor er det vigtigt?

Et fuldt overblik over dine forhandlere, der hjælper med at skabe overblik og levere øget værdi og styrke dine forhold til forhandlerne? Det er vendor management. Men hvad handler vendor management mere præcist om, og hvorfor er det vigtigt? Det er de spørgsmål, vi søger at besvare i denne guide, så du kan blive skarp på emnet og få besvaret dine spørgsmål om vendor management. Vi forsøger også at præsentere en løsning, så du kan få overblik over dine forhandlere gennem effektivt vendor management.  

Hvad er vendor management? 

Kort sagt handler vendor management om processerne, der hjælper med at styrke og maksimere værdien af forholdet til dine forhandlere, altså vendors. Vendor management handler også om at skabe overblik over de forskellige forhandlere. Derudover indbefatter vendor management aktiviteter og opgaver såsom: 

• Kontrakthåndtering
• Rapportering og tracking af KPI’er
• Sætte fælles forretningsmål, der tilgodeser begge parter
• Compliance
• Risikoreduktion
• Overblik over nøglepersoner
• Løsning af tvister

Vendor management skaber altså et centralt sted, hvor information om forhandlere, aftaler og nøglekontakter er samlet. Men effektiv vendor management går ikke blot ud på at samle denne information, have forhandlere og interagere med dem. Det handler også om at muliggøre strategisk arbejde, der i sidste ende sørger for at maksimere den værdi, du får ud af dine forhandlere, ROI, opnå forretningsmål og også minimere risici og sørge for compliance.

Men hvorfor er vendor management i stigende grad vigtigt? 

Langt de fleste virksomheder opererer i en virkelighed med stigende regulering og øgede krav, som virksomhederne skal leve op til. Dette skaber kompleksitet, når det kommer til håndtering og samarbejde med leverandører og forhandlere. Med nye reguleringer og regnskabsstandarder såsom IFRS 16, bliver der stillet krav til, at virksomheder sørger for, at deres leverandører og forhandlere lever op til en række forskellige krav. 

Dette skaber nye udfordringer for virksomheder. De skal overholde nye regler, reducere risici, sørge for operationel effektivt. Og så skal de sikre, at deres samarbejdspartnere opfylder deres kontraktlige forpligtelser. Det er mange opgaver at varetage, særligt hvis du ikke benytter et smart værktøj, der udnytter teknologiens muligheder til at skabe overblik over leverandører og forhandlere. Her kommer digitalt vendor management ind i billedet, der kan skabe det fornødne overblik, som nutidens forretningslandskab med stigende krav til virksomheder skaber behov for. 

De typiske udfordringer når det kommer til vendor management

Der findes en række klassiske udfordringer, når det kommer til håndtering og overblik over forhandlere. Måske kan du genkende din egen situation i en eller flere af nedenstående udfordringer. 

Mangel på digitalisering 

Gammeldags, papirbaserede processer. Kontrakter, der bliver printet ud, underskrevet og gemt i en skuffe, og når du har brug for dem, er de væk. Eller glemt. Manuelle og gammeldags processer skaber en række udfordringer, når det kommer til vendor management. Du misser deadlines, du fornyer utilsigtet kontrakter, der egentlig ikke skulle have været fornyet, du går glip af chancen for at genforhandle, og du glemmer at tjekke, om forhandleren lever op til den aftale, der står skrevet i kontrakten. Manuelle processer øger desuden risikoen for unøjagtigheder i data og revisionsfejl og gør det svært at leve op til forskellige krav. Dette er alt sammen et resultat af mangel på optimerede, digitale processer, som effektiv vendor management giver. 

Mangel på centralisering og kontrol

Hvis flere nøglepersoner holder styr på kontrakter og aftaler, oplever du måske scenariet, kontrakterne ligger gemt hos forskellige medarbejdere. Så forsvinder overblikket. Her glipper muligheden for at tracke kontrakterne og deres forpligtelser, som også gør sig gældende i scenariet beskrevet oven for. Derfor kræver effektiv vendor management et centralt sted, hvor nøglepersoner har adgang, og hvor alle aftaler er lagrede sammen med vigtig data. 

Et oplagt eksempel på vigtigheden af et fælles overblik over aftaler er denne case, hvor Visma beskriver, at et nyt kontrakthåndteringssystem gav besparelser på 140 millioner kroner. 

Mangel på compliance og risikoreduktion

Mangel på centralisering af kontrakter gør, at overblikket forsvinder. Det kan resultere i mangel på compliance og øget risiko. Gennem effektive processer for vendor management, kan procurement teams risikovurdere deres leverandører og forhandlere, kvalitetsvurdere og sikre effektive forsyningskæder. På den måde bliver det også langt nemmere at sikre virksomhedens omdømme, kundetilfredshed og reguleringsmæssig kontrol. Mangel på skalerbarhed og udnyttelse af muligheder

Mangel på skalerbarhed og udnyttelse af muligheder

Hvis scenariet er, at der mangler overblik over kontrakter, og at aftalerne desuden bliver registreret i et hjemmelavet Excel-ark, bliver det svært at tilpasse sig skiftende regulatoriske krav og ikke mindst dynamikker i markedet. Dette hæmmer muligheden for innovation, konkurrenceevne og skalerbarhed. Med et effektivt system beregnet til vendor management muliggøres skalerbarhed gennem værktøjer, der udnytter data og gør det nemt at tilpasse sig nye krav og reguleringer. 

Hvad er best practice, når det kommer til effektiv vendor management? 

Du har læst om, hvad vendor management er, hvorfor det er vigtigt, og hvilke udfordringer, vendor management typisk giver. Men hvordan ser best practice ud, hvis du ønsker at forbedre og optimere din vendor management? 

1. Research, vurdering og udvælgelse

Grundlaget for et godt samarbejde er, at forhandlere og leverandører bliver udvalgt baseret på en række kriterier såsom reguleringer, der skal overholdes. Lever leverandørerne op til disse? Dette skal vurderes inden, at en aftale indgåes. Dette stadie er vigtigt, da den korrekte research og vurdering skaber grundlaget for et værdifuldt samarbejde, compliance og risikoreduktion.

2. Kontraktforhandling

Når partneren er blevet vurderet og udvalgt, kommer kontraktforhandlingen. Denne del er med til at formalisere leverandør/forhandler/kunde-forholdet og opstille klare forventninger, som bliver skrevet ind i kontrakten. Her forhandler procurement teamet gode vilkår og vil desuden skrive lovmæssige og regulatoriske krav ind i kontrakten. Denne process muliggør også, at effektiv onboarding opstår, så partneren forstår deres forpligtelser, roller og ansvar. På den måde sørger effektiv vendor management for, at krav bliver overholdt, og at forventninger bliver levet op til. I sidste ende skaber dette succesfulde partnerskaber og minimere misforståelser og tvister.

3. Overvågning og risikostyring

Næste trin er, at aftalen er indgået. Nu ligger den i det centrale register, og her kan nøglepersoner overvåge, om kontraktpartneren lever op til kontrakten og desuden proaktivt tjekke op på, hvor der kan ske forbedring og innovation. Ligeså kan nøglepersonerne identificere og vurdere risici og sikre overholdelse. Denne overvågning hjælper med at sikre, at virksomheden opretholder sit omdømme, operationalitet og finansielle sikerhed. 

4. Fornyelse eller ophør? 

En stor fordel ved effektive systemer til vendor management er, at de indkorperer meddelser og notifikationer og minder dig om, når en kontrakt står til fornyelse. Dette giver dig mulighed for at gennemgå kontrakten og proaktivt vurdere, om den skal fornyes, genforhandles eller afsluttes. På den måde undgår du at fortsætte samarbejde med underpræsterende partnere og udnytter muligheden for at sikre nye fordele og vilkår i en genforhandling. Desuden kan et effektivt system hjælpe dig med at offboarde leverandører og forhandlere korrekt ved at beskytte følsomme data og sikre glidende overgang. 

Hvad er fordelene ved effektiv vendor management? 

Listen over fordele er lang, og det er du måske allerede blevet klogere på ved at læse hertil. Ved at modernisere dine processer relateret til vendor management, kan du høste mange fordele, herunder: 

• Øge dine ressourcer ved at gå fra manuelle til digitale arbejdsprocesser
• Skabe en enkel kilde til sandhed ved at centralisere alle aftaler og date ét sted
• Øge din effektivitet og produktivitet
• Opretholde godt omdømme
• Sikre gode partnerskaber
• Udnytte muligheder for genforhandling og sikring af vilkår og krav
• Minimere risici og muliggøre compliance
• Nem kontinuerlig monitorering og observation af performance

Vil du i gang med at høste fordelene, som er beskrevet oven for? Så er vi glade for at kunne fortælle, at alt dette er muliggjort gennem House of Controls værktøj, Complete Control. Her får du det fornødne overblik, et centralt sted til alle aftaler og adgang til en lang række værdifulde funktioner. Complete Control er den brugervenlige teknologi, din virksomhed har brug for, så du kan spare tid, ressourcer, minimere risici og forbedre compliance. Tusindvis af brugere benytter allerede værktøjet. 

Få overblik over dine leverandører i dag

Hos House of Control mener vi det alvorligt, når vi siger, at vi hjælper virksomheder med at få kontrol over deres leverandører, aftaler og kontrakter. Vores værktøjer frigør tid til rapportering og øger sikkerheden for, at du har det fulde overblik over leverandører og aftaler. Kontakt os i dag for at høre mere om hvordan du får fuld kontrol over virksomhedens aftaler, forpligtelser og løbende indtægter – inklusive vores modul til hurtig og korrekt håndtering i henhold til kravene i IFRS 16.