En af vores kunder siger, at de er "hyperallergiske" over for aftaler, som fornyes automatisk. Men hvad er egentlig problemet med den slags aftaler? Vi kan se mindst syv grunde til at være opmærksom på dem.
1. Ingen genforhandling
De eksisterende betingelser fortsætter med at gælde, når en aftale bliver fornyet automatisk, eventuelt med en indeksreguleret prisstigning. I går glip af muligheden for at genforhandle ikke bare prisen, men også andre vigtige vilkår, som kan have indflydelse på, hvor stor gavn I har af aftalen.
2. Betaler for ting, der ikke bliver brugt
Virksomhedens behov ændrer sig med tiden – der opstår nye behov, og andre forsvinder. En aftale om en leverance, et abonnement, en licens eller lignende kan have afgørende betydning for virksomheden på et bestemt tidspunkt. Ændrede arbejdsmetoder, nedlæggelser, opsigelser og andre forhold kan dog medføre, at det, der tidligere var en vigtig aftale, ikke længere er nødvendigt. Når aftalen fornyes automatisk, bliver man ved med at betale for ting, der ikke længere er brug for.
3. Manglende kendskab til aftalen
Nordiske medarbejdere er kendt for at være selvstændige mennesker, og nordiske virksomheder er som regel kendetegnet ved ikke at have specielt rigide retningslinjer. Det skaber dynamiske organisationer, som hurtigt kan vende på en tallerken og tilpasse sig ændrede markedsforhold. Bagsiden af medaljen er ofte, at medarbejdere på mange niveauer i organisationen indgår aftaler og gemmer dokumenterne lokalt. Konsekvensen er, at virksomheden er forpligtet til at betale for leverancer, som kun de færreste kender til.
4. Fordobling og tredobling – år efter år
Når der ikke findes en central oversigt og kontrol med aftaler, ender organisationen hurtigt med at have langt flere leverancer end nødvendigt af en bestemt vare eller tjeneste. Automatiske fornyelser af aftalerne indebærer i praksis, at virksomheden ikke har mulighed for at etablere en intern deleøkonomi.
5. Går ud over rentabiliteten
Når du ikke får genforhandlet aftalen, ikke har brug for den, allerede har nok på lager eller ikke kender til den, går det ud over rentabiliteten, aftale efter aftale. Hver for sig er aftalerne som regel ubetydelige, men når man lægger alle de unødvendige udgifter på alle niveauer i virksomheden sammen, vil det ofte løbe op i beløb, som burde være gået til vigtige satsninger eller kunne have bidraget på bundlinjen.
6. Fejl i næste års budget
Når man ikke kender til en aftale, der fornyes automatisk, opstår der automatisk fejl i budgetteringen. Den slags aftaler og forpligtelser er en konstant kilde til hovedbrud for økonomichefen.
7. Magneter for personafhængighed
Når medarbejdere holder op, er det sjældent en prioriteret opgave for dem at udarbejde en oversigt over alle de forpligtelser og aftaler, som de har indgået på vegne af virksomheden. Aftaler med automatisk fornyelse afsluttes dog ikke, for de er jo indgået med organisationen og ikke med den afgående medarbejder.
Sådan behøver det ikke at være. House of Control hjælper kunderne med at danne sig et overblik over, hvilke aftaler og forpligtelser de har. Priser, kontaktpersoner, løbetid og andre betingelser er altid tilgængelige med nogle få tastetryk.
