Slik holder Wenaas kontroll på leveransene til kunder over hele verden

Rundt regnet 90 prosent av salget i Wenaas Workwear avtales direkte mellom kunde, og leveres fra deres ultramoderne Autostore-lager. Ca. 250 kontrakter med leveranser av fysiske produkter til globale kunder, verdt nærmere 1 milliard kroner, krever stødig og forutsigbar avtalehåndtering. Ofte skal uniformer skreddersys, Wenaas Workwear står for lagerhold, og det settes høye krav til leveransene – som gjerne skjer til lokasjoner over hele verden. 

Som salgscontroller Inger-Anne Oswald sier: «Skal kunden bli fornøyd, handler det ikke nødvendigvis om å selge så mye som mulig, men om å selge det som er avtalt. Kundens krav til kvalitet, design, passform – det er mange valg å ta, som blir definert i avtalen. Vår jobb er å implementere avtalen i organisasjonen hos kunden, og da skal vi ikke gå på tvers av hva som er avtalt sentralt.»

Fremtidsrettede løsninger for ehandel og lang digital erfaring har gjort det enklere å oppfylle de store kundenes krav til løsninger for handel, leveranser og oppgjør. Nå brukes også kunstig intelligens (AI) for å hjelpe bestillerne ute hos kundene. Likevel, det er på ingen måte slutt på menneskelig kontakt. Avtaler både inngås og betjenes på alle Wenaas Workwears lokasjoner. Tidligere ble avtalene lagret lokalt, og da var det utfordrende for alle involverte å kjenne til hvilke typer leveranser som dekkes.

Inger-Anne sier at tett kundekontakt også kan lede til bestillinger som det ikke tjener kunden å levere: «Når våre kundeansvarlige har kontakt med et betydelig antall mennesker på ulike geografiske steder hos våre kunder, hender det ofte at vi får ønsker om leveranser som senere viser seg å ligge utenfor avtalen. Som regel tjener det verken kunden eller oss å fravike avtalene, og skal vi holde oss innenfor avtalene, er det helt grunnleggende at vi må ha enkel tilgang til kontraktene for å fastslå hvilke forpliktelser de inneholder.»

Det har vært en reise for Wenaas Workwear å definere hva en avtale skal inneholde, å få på plass en fullmaktsstruktur, og å opprette et sentralt arkiv for avtalene. De hadde også et behov for å vite når avtalene begynner og slutter, og bli varslet i god tid. Dette har de nå god kontroll på, sier Inger-Anne: 

«Complete Control er en svært brukervennlig programvare, som gjør det enkelt å føle seg som en avansert bruker. Helt i starten og noen ganger underveis, har vi imidlertid hatt behov for hjelp fra Karoline og teamet i House of Control. Servicen har vært rask, kompetent og hyggelig. Det setter vi stor pris på i en travel hverdag.»

«Med et sentralt arkiv for avtalene har vi en total oversikt over forpliktelsene. Arkivet er et oppslagsverk som vi har rask tilgang til når vi trenger å finne ulike parametre i en avtale. Vi har oversikt. Vi trenger ikke å lete. Det ligger der.»  

«Vi har full oversikt over hvilke avtaler vi har, og registrerer inn de nye fortløpende. Med ansatte i flere land er det praktisk å ha et felles arkiv. Arkivet gjør det også enkelt å endre kundeansvarlige og gi ansvaret videre til andre.»