Om du har funderat över varför det är svårt att möta en budget kan det handla om att forecastingen inte fungerar tillräckligt bra. Som tur är finns det verktyg som får både budgeteringen och forecastingen att fungera bättre – samtidigt!
Budgetering och forecasting är båda viktiga verktyg för ägarna och ledningen när de ska göra upp en plan för hur företaget ska utvecklas under den närmaste framtiden. I detta sammanhang är det viktigt att förstå att budget och forecasting är två olika processer.
En budget uttrycker (generellt) önskemål om bolagets omsättning under en kommande tidsperiod i siffror, medan en prognos beräknar den faktiska omsättningen under perioden – baserat på bolagets givna förutsättningar. Detta är naturligtvis en grov förenkling (både budget och forecast ska kunna brytas ned till olika organisatoriska nivåer), men i princip kan man säga att budgeten anger vad ledningen önskar medan forecasting visar om bolaget är på rätt väg för att uppfylla dessa önskemål.
Gör det möjligt att justera
Man kan se det hela som en expedition som lägger ut en färdplan på en karta: Om det vid någon tidpunkt längs rutten inte finns något landmärke (eller en GPS-position) att stödja sig på finns det ingenting som anger huruvida ni är på rätt väg mot målet, när ni beräknas komma fram eller om provianten kommer att räcka hela vägen fram till målet.
Om forecastingen visar att bolaget inte är på rätt väg för att kunna uppfylla budgeten måste ledningen antingen justera budgeten eller vidta åtgärder som gör det möjligt att nå den. Det kan handla om att aktivera säljarna, justera priserna, ändra marknadsföringen, skära ner på kostnaderna eller göra något annat som kan ge önskad effekt.
Detta innebär att forecasting på flera sätt är en förutsättning för att verksamheten ska kunna nå sin budget. Vi vågar till och med påstå följande: Om du skapar företagets budgetar i Excel , är det nästan omöjligt att göra en korrekt forecasting. Men var lugn – det finns verktyg som kan göra budgeteringsprocessen enklare samtidigt som de ger dig allt du behöver för att göra bra forecasts.
Verktyget som öppnar möjligheter
Om du använder Excel till att upprätta budgeten , vet du också hur mycket arbete som krävs för att importera och kvalitetssäkra alla data, upprätta formler och definiera sammanhang. Du vet också hur mycket som kan gå fel i denna process – och då har vi inte ens talat om versionering och integritetskontroll när flera samarbetar i budgetprocessen. Det är illa nog att behöva göra detta en gång om året, men tänk dig att dessutom behöva göra det veckovis, månadsvis eller kvartalsvis!
Alternativet är att använda ett budgetverktyg. Sådana verktyg kan kopplas till alla system inom verksamheten och inhämta data automatiskt, de hanterar alla olika samband mellan siffrorna och när du behöver justera något på ett ställe, gör systemet alla nödvändiga uppdateringar framåt och bakåt utan att du behöver göra några programmeringar.
En annan och kanske nog så viktig fördel är att systemet också är mycket enklare att använda till forecasting (och några andra saker). Med ett klick kan budgeten konverteras till en modell för forecasting och hämta siffror från det system som utgör grunden till hela budgetprocessen. Om det uppstår avvikelser mellan budgeten och prognosen kommer styrelsen och ledningen snabbt få veta vad avvikelsen beror på och var utmaningarna finns – och med ett sådant system kan du med några få tangenttryckningar beskriva situationen och sammanhangen.
